ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
VE SPOLEČNOSTI MINORITY INVESTMENTS a.s.

 

1. všeobecná ustanovení

1.1. cíl a působnost

Tento dokument je adresován všem našim klientům a obchodním partnerům, resp. jejich zástupcům, s cílem seznámit vás se základními zásadami, které v naší společnosti Minority Investments a.s. (dále „MINORITY“) ctíme a dodržujeme v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jako „Zásady“).

Mluvíme-li v těchto Zásadách o „vás“ a o „našich obchodních partnerech“, máme tím na mysli rovněž všechny fyzické osoby, které zastupují právnické osoby v postavení našich klientů či obchodních partnerů, tj. zejména členy statutárních orgánů, zaměstnance těchto společností a další zástupce.

Tyto Zásady byly vytvořeny na podkladě a v rozsahu stanoveném aplikovatelnými právními předpisy, zejména pak v rozsahu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, neboli General Data Protection Regulation (dále jen „GDPR“).

Dále se v textu tohoto dokumentu dozvíte:

• Proč vaše osobní údaje zpracováváme;
• Jaké vaše osobní údaje zpracováváme;
• Jak, resp. odkud získáváme vaše osobní údaje;
• Jak zpracováváme vaše osobní údaje;
• Komu můžeme vaše osobní údaje poskytnout;
• Jak dlouho vaše osobní údaje zpracováváme;
• Jak jsou vaše osobní údaje zabezpečeny;
• Jaká máte práva ve vztahu k ochraně vašich osobních údajů;
• Kde můžete uplatnit svá práva ve vztahu k ochraně vašich osobních údajů a kde můžete získat
• Aktuální znění těchto Zásad ochrany osobních údajů;
• Jak je to s elektronickými komunikačními prostředky a mobilními aplikacemi;
• Jak je to s platností a účinností těchto Zásad ochrany osobních údajů.

Prosíme, seznamte se s obsahem těchto Zásad.

2. ZÁSADY

MINORITY má řadu zákonných povinností, které se týkají zpracování osobních údajů fyzických osob a které musí dodržovat zejména s ohledem na plnění smluvních povinností, povinností uložených právními předpisy a/nebo povinností vůči orgánům veřejné moci. V tomto ohledu platí, že bez poskytnutí určitých osobních údajů bychom vám, resp. klientům nemohli nabízet, ani poskytovat naše služby.

MINORITY osobní údaje svých klientů zpracovává rovněž z důvodu plnění uzavřených dohod, smluv a oprávněných zájmů naší společnosti nebo třetích osob. Pokud bychom chtěli zpracovávat vaše osobní údaje z jiných důvodů, budeme pro takové zpracování potřebovat váš předchozí souhlas, resp. dotčené fyzické osoby.

Při zpracování osobních údajů dodržujeme zejména následující zásady:

• Osobní údaje vždy zpracováváme pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem, a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování;
• Osobní údaje zpracováváme a chráníme způsobem, který zabraňuje neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k těmto osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití;
• Informujeme vás srozumitelně o zásadách zpracování osobních údajů a o nárocích na přesné a úplné informace o okolnostech tohoto zpracování, jakož i o dalších souvisejících právech;
• Přijímáme a dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření zajišťující zabezpečení vašich osobních údajů; veškeré osoby, které v souvislosti se zpracováváním vašich osobních údajů s nimi přicházejí do styku, jsou vázány povinností dodržovat mlčenlivosti.

3. Kdo je tzv. správcem vašich osobních údajů

Správcem vašich osobních údajů je společnost Minority Investments a.s., IČO: 087 68 358, vedená u Městského soudu v Praze, oddíl B, vložka 24970, se sídlem Husova 240/5, 110 00 Praha 1.

4. JAKÉ VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME

V této kapitole se dozvíte, jaké vaše osobní údaje zpracováváme. Přitom vám zejména vysvětlíme, do jakých kategorií vaše osobní údaje rozdělujeme, což vám umožní lépe pochopit nejen rozsah zpracování vašich osobních údajů, ale i smysl jejich zpracování.

4.1. základní kategorie zpracovávaných osobních údajů

MINORITY zpracovává vaše osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracováváme zejména identifikační a kontaktní údaje, údaje nezbytné k rozhodnutí o uzavření příslušné smlouvy, údaje vznikající plněním závazků ze smluv s naší společností, údaje související s poskytováním našich služeb, údaje vzniklé naší vlastní činností a v nezbytném a oprávněném rozsahu rovněž obdobné údaje o jiných osobách, jejichž osobní údaje pro nás mají význam v souvislosti se smluvním (či jiným právním) vztahem mezi vámi a naší společností. Takto naše společnost zpracovává zejména následující osobní údaje:

• Identifikační údaje – identifikačními údaji jsou údaje, které nám umožňují vás identifikovat tak, abychom s vámi, či vaší společností mohli uzavřít příslušnou smlouvu, resp. vám mohli poskytnout nebo nabídnout naše služby; jedná se především o vaše jméno, příjmení, datum a místo narození, u klienta fyzické osoby také IČ a DIČ, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, ev. typ, číslo a platnost průkazu totožnosti;
• Kontaktní údaje – kontaktními údaji jsou údaje, které nám umožňují s vámi navázat kontakt a komunikovat s vámi, či vaší společností, tj. zejména adresa pro doručování (je-li odlišná od adresy trvalého pobytu), telefonní čísla, e-mailové adresy či jiné vámi poskytnuté kontaktní údaje.

4.2. jak osobní údaje zpracováváme

MINORITY zpracovává vaše osobní údaje manuálně. Uvedené zpracování provádíme zejména pro účely dodržení našich právních povinností a pro účely ochrany práv a právem chráněných zájmů naší společnosti, našich obchodních partnerů a klientů, resp. třetích osob.

Vaše osobní údaje zpracovávají především pracovníci naší společnosti. V případě potřeby, pokud k zajištění našich činností využíváme třetích osob (např. pro zajištění vašeho ubytování nebo vydání cestovních dokladů), mohou vaše osobní údaje zpracovávat také třetí osoby. V této souvislosti platí, že takové zpracování probíhá vždy zákonným způsobem v souladu s GDPR.

4.3. komu můžeme vaše osobní údaje poskytnout

Osobní údaje našich klientů jsou primárně přístupné pracovníkům naší společnosti (a osobám v obdobném postavení) v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji našich klientů. Naši pracovníci (a osoby v obdobném postavení) však mají v uvedené souvislosti přístup k osobním údajům našich klientů jenom v rozsahu, který je nezbytný pro plnění jejich pracovních úkolů a současně jsou zavázáni k povinnosti mlčenlivosti.

Osobní údaje našich klientů mohou být dále předávány třetím osobám, které se podílejí na zpracování osobních údajů dotčených fyzických osob v případech, kdy k zajištění našich činností využíváme třetí osoby.

4.4. předávání osobních údajů bez vašeho souhlasu

V souladu s příslušnými právními předpisy je naše společnost bez vašeho souhlasu oprávněna nebo přímo povinna předávat vaše osobní údaje, resp. dotčených fyzických osob:

• Příslušným orgánům státní správy, soudům, exekutorům a orgánům činným v trestním řízení za účelem plnění jejich povinností a pro účely výkonu rozhodnutí;
• Třetím osobám, které na základě uzavřené smlouvy využíváme k zajištění činností naší společnosti ve vztahu k plnění našich povinností plynoucích z právních předpisů či uzavřených smluv.

4.5. předávání osobních údajů s vašim souhlasem

MINORITY v současné době nepředává vaše osobní údaje jiným osobám v případech, kdy je ke zpracování vašich osobních údajů vyžadován váš souhlas.

4.6. předávání osobních údajů do zahraničí

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány na území České republiky. MINORITY nepředává osobní údaje do zemí nespadajících do Evropského hospodářského prostoru.

4.7. jak dlouho vaše osobní údaje zpracováváme

Osobní údaje zpracováváme pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. MINORITY přitom průběžně posuzuje, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje nezbytné pro určitý účel. Pokud zjistíme, že příslušné osobní údaje již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, takové údaje zlikvidujeme. Nehledě na uvedené však platí, že osobní údaje, které zpracováváme pro účely uzavření a plnění smlouvy, zpracováváme po dobu trvání našeho smluvního vztahu mezi vámi a naší společností, a dále pak po stanovenou archivační dobu, která činí ve většině případů 10 let.

4.8. jak dlouho jsou vaše osobní údaje zabezpečeny

Veškeré osobní údaje jsou zabezpečeny standardními postupy a dostupnými technologiemi. Používáme taková technická, organizační a bezpečností opatření, která mají zajistit, aby nedošlo k neoprávněnému přístupu k vašim osobním údajům nebo k neoprávněným zásahům do nich.

Výslovně však chceme uvést, že jakákoli úroveň našeho zabezpečení se může ukázat být nedostatečná, pokud k ochraně svých vlastních osobních údajů nebudete přistupovat zodpovědně i vy. Doporučujeme, abyste zajistili bezpečnost vašich údajů tím, že budete uchovávat svá jedinečná hesla a další přístupové údaje k našim službám v tajnosti a budete dodržovat základní bezpečnostní zásady. Mějte prosím vždy na paměti, že e-maily, rychlé zprávy chatu, blogy a další typy komunikace s ostatními uživateli nejsou v naší společnosti šifrovány. Proto důrazně doporučujeme nepoužívat tyto formy komunikace při poskytování důvěrných informací.

5.       jaká máte práva ve vztahu k ochraně vašich osobních údajů

5.1. ve vztahu k vašim osobním údajům platí zejména následující:

Pokud své osobní údaje poskytujete vy osobně, vycházíme z toho, že nám je poskytujete dobrovolně. Současně ale platí, že vaše osobní údaje můžeme získat i z jiných zdrojů než od vás osobně. A také platí, že ke zpracování vašich osobních údajů nepotřebujeme v určitých případech váš souhlas, ale můžeme je zpracovávat z jiných právních důvodů, zejména z důvodů plnění povinnosti uložené právními předpisy, z důvodů plnění smlouvy uzavřené s naší společností či z důvodů oprávněných zájmů naší společnosti, našich klientů či třetích osob.

5.2. právo odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů

Jak bylo uvedeno výše, některé vaše osobní údaje zpracováváme jen s vaším souhlasem. Pokud chceme zpracovávat vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu, pak nám nejste povinni takový souhlas udělit. A v takovém případě samozřejmě vaše osobní údaje, které nejsme oprávněni zpracovávat z jiného právního důvodu, nebudeme zpracovávat. Pokud nám udělíte souhlas ke zpracování vašich osobních údajů, pak jej můžete odvolat. Pokud udělený souhlas ke zpracování osobních údajů odvoláte, v takovém případě samozřejmě zpracování vašich osobních údajů, které zpracováváme výlučně na základě vašeho souhlasu a které nejsme oprávněni zpracovávat z jiného právního důvodu, ukončíme.

V uvedené souvislosti považujeme za nutné připomenout, že určité vaše osobní údaje zpracováváme na základě jiného právního důvodu, než je váš souhlas. A proto může nastat situace, kdy sice odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, který jste nám udělili pro určité účely, ale naše společnost bude pokračovat ve zpracování stejných osobních údajů, protože budeme oprávněni či dokonce povinni stejné osobní údaje nadále zpracovávat k jiným účelům a na základě jiného právního důvodu.

5.3. právo na přístup k osobním údajům

Pokud nás požádáte o informaci týkající se zpracování vašich osobních údajů, poskytneme vám bez zbytečného odkladu veškeré informace o tom, zda a jaké vaše osobní údaje zpracováváme, a případně také za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, od koho jsme je získali, jak dlouho je zpracováváme. Dále vás také v uvedené souvislosti informujeme o vašich právech ve vztahu k ochraně takových vašich osobních údajů a o dalších skutečnostech, o kterých jsme povinni vás informovat.

5.4. právo na opravu či doplnění osobních údajů

Pokud zjistíte nebo se budete domnívat, že vaše osobní údaje zpracovávané naší společností nejsou přesné či úplné, můžete nás požádat o jejich opravu či doplnění. Pokud vaši žádost shledáme jako opodstatněnou, naše společnost a/nebo třetí osoba, která se bude podílet na zpracování vašich osobních údajů, neprodleně a bezplatně zajistí nápravu.

5.5. právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo na to, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů v kterémkoli z následujících případů:

• Máte za to, že námi zpracovávané vaše osobní údaje nejsou přesné, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost příslušných osobních údajů ověřit;
• Zpracování vašich osobních údajů je protiprávní, vy odmítáte výmaz vašich osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití;
• Naše společnost již vaše osobní údaje nepotřebuje pro příslušné účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků;
• Z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace vznesete námitku proti zpracování vašich osobních údajů, jejichž zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřena naše společnost a/nebo pro účely oprávněných zájmů naší společnosti či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost vaše zájmy nebo vaše základní práva a svobody (včetně profilování pro uvedené účely), a to dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody naší společnosti převažují nad Vašimi oprávněnými důvody;
  (kterýkoli z výše uvedených případů dále jen jako „Sporná otázka“).

Pokud v některém z výše uvedených případů uplatníte své právo a požádáte nás o omezení zpracování vašich osobních údajů, v takovém případě a na dobu výše uvedenou, jinak na dobu nezbytnou pro posouzení a vyřešení příslušné Sporné otázky, omezíme zpracování vašich osobních údajů a vaše osobní údaje budou, s výjimkou jejich uložení, zpracovávány pouze s vaším souhlasem s jejich zpracováním a/nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu. Pokud pominou důvody uvedeného omezení zpracování vašich osobních údajů, jsme oprávněni omezení zpracování osobních údajů zrušit, o čemž vás budeme předem informovat.

5.6. právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Pokud vaše osobní údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu či při plnění úkolů ve veřejném zájmu, máte právo podat námitku proti takovému zpracování vašich osobních údajů.

Do doby posouzení vaší námitky nebudeme vaše osobní údaje zpracovávat s výjimkou případů, kdy je to potřeba pro účely určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků. V ostatních případech vaše osobní údaje nebudeme dále zpracovávat, dokud (a pokud) neprokážeme závažné oprávněné důvody pro jejich zpracování, které budou převažovat nad vašimi zájmy nebo vašimi právy a svobodami.

Pokud vaše osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu, máte právo vznést kdykoli námitku proti zpracování vašich osobních údajů pro účely tohoto marketingu, včetně profilování, pokud se týká přímého marketingu. A pokud takovou námitku v uvedeném případě vznesete, nebudou vaše osobní údaje pro tyto účely již zpracovávány.

5.7. právo požadovat přenesení osobních údajů

Pokud vaše osobní údaje, které jste nám poskytli, automatizovaně zpracováváme na základě vašeho souhlasu nebo z důvodu plnění smlouvy, kterou máte s námi uzavřenou, máte právo tyto vaše osobní údaje získat ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a je-li to technicky proveditelné, máte právo, abychom tyto údaje předali jinému správci.

5.8. právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů

Pokud dojde k porušení zabezpečení vašich osobních údajů s vysokým rizikem pro vaše práva a svobody, máte právo, abychom vám takovou skutečnost bez zbytečného odkladu oznámili.

5.9. právo na výmaz osobních údajů (právo být zapomenut)

Pokud (i) vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování vašich osobních údajů je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování vašich osobních údajů a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro jejich další zpracování nebo vznesete námitku proti zpracování vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu, (iv) ukládá nám to zákonná povinnost nebo (v) jste odvolali souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje jiný právní důvod pro jejich zpracování, v takovém případě máte právo na výmaz vašich osobních údajů a naše společnost je povinna vaše osobní údaje vymazat a trvale zlikvidovat.

Výše uvedené se nevztahuje na zpracování nezbytné pro (i) výkon práva na svobodu projevu a informace, (ii) splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování vašich osobních údajů nebo pro splnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřena naše společnost, (iii) z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví, (iv) pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, pokud je pravděpodobné, že by vaše právo na výmaz znemožnilo nebo vážně ohrozilo splnění cílů uvedeného zpracování nebo (v) pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

6. právo podat stížnost proti zpracování vašich osobních údajů, včetně způsobu vyřízení vámi uplatněného práva na ochranu osobních údajů

V případě, že dojdeme k závěru, že vaše žádost, jíž uplatňujete svá práva, nesplňuje požadavky pro kladné vyřízení, můžeme vaši žádost odmítnout.

V takovém případě máte právo podat stížnost proti zpracování vašich osobních údajů, včetně způsobu vyřízení vámi uplatněného práva ve vztahu k ochraně vašich osobních údajů.

Svou výše uvedenou stížnost můžete podat u dozorového úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7

Pro bližší informace o aktuálním způsobu podání své stížnosti vás odkazujeme na webové stránky uvedeného úřadu, a to www.uoou.cz

7. elektronické komunikační prostředky a mobilní aplikace

Při realizaci našich služeb a výkonu naší činnosti je vám umožněno využívat moderní elektronické komunikační prostředky. Jedná se zejména o využití dálkového přístupu s využitím internetu a využívání sociálních sítí. S ohledem na zvláštní a důvěrnou povahu našich služeb zajišťujeme i při využívání elektronických komunikačních prostředků a mobilních aplikací náležitou ochranu vašich osobních údajů.